من كتاب Latin liber ، فإن الكتاب عبارة عن مجموعة من الأوراق أو غيرها من المواد التي تشكل مجلدًا من خلال التجليد. يحتوي الكتاب بشكل عام على 50 صفحة أو أكثر ويفترض عملًا أدبيًا أو علميًا أو أي عمل آخر.

في المحاسبة ، الكتب هي المستندات التي يتم تسجيل العمليات التجارية فيها أو حركة الأموال الخاصة بالمؤسسة.

من ناحية أخرى ، يمكن أن يكون للصفة الأكبر تفسيران رئيسيان: إذا تم استخدامه كمقارن ، فإنه يعمل على وصف كائن حي أو كائن ، مما يشير إلى أن عمره ، أو ملاءمته أو حجمه أعلى من تلك الخاصة بموضوع آخر ؛ من ناحية أخرى ، إذا تم استخدامها كصورة فائقة ، فإنها تشير إلى أن الاسم الذي يعدله هو الأقدم ، والأكثر صلة أو أكبر جسديًا ، من بين احتمالات أخرى ، مثل كونه الرئيسي .

وهذا يسمح لنا بالوصول إلى تعريف دفتر الأستاذ ، وهو الكتاب الذي يسجّل فيه التاجر ، بحكم وجوب وطبقًا لأمر من التواريخ ، جميع الحسابات الجارية مع أشخاص أو أشياء مفتوحة تحت أسمائها.

يقدم دفتر الأستاذ صفحة لكل حساب . يتم تقسيم الصفحات إلى خمسة أعمدة: التاريخ ، مفهوم ، يجب ، الائتمان والرصيد . يمكن أن يكون التعليق التوضيحي في الكتاب كالتالي:

الحساب: البنوك
التاريخ: 04/06/2005
المفهوم: 3/5 دفعة القسط من القرض للآلات
يجب أن: 2،380.50 دولار (ألفان وثلاثمائة وثمانون بيزو وخمسين سنتًا)
هاء: -
الرصيد: - 6082.35 دولار (ناقص ستة آلاف وثمانين وثمانية وثمانون بيزو وخمسة وثلاثون سنتًا)

يُعرف هذا السجل باسم دفتر الأستاذ العام لأنه يشمل جميع الحركات الفرعية . وبالتالي ، فإن كل حساب من الحسابات يجمع العديد من الحسابات الفرعية. على سبيل المثال: سيظهر حساب العملاء تحركات جميع الحسابات الفرعية للعميل ، وسيقوم حساب البنوك بنفس الشيء مع المؤسسات المصرفية ، إلخ.

تستخدم الشركات دفاتر الأستاذ العام لتخزين تفاصيل كل عملية تقوم بها يوميًا ، وتسجيل كل معاملة حسب التسلسل الزمني وتعيينها كرصيد أو بطاقة خصم ، حسب الاقتضاء. تتدفق جميع المعاملات المالية من خلال دفتر الأستاذ العام ، والذي يستخدم أيضًا للحصول على تقارير مختلفة ، مثل بيان الدخل وبيانات الأرباح والخسائر والميزانية العمومية.

عند إنشاء دفتر أستاذ ، هناك أساسًا طريقتان ممكنتان: الحصول على أحد البرامج العديدة المصممة خصيصًا لهذا الغرض ، أو للاستفادة من برنامج جداول البيانات المفضل لدينا ، مثل برنامج Excel ، والقيام بذلك يدويًا.

خطوات لجعل دفتر الأستاذ في Excel

بعد ذلك ، نقدم نموذج دفتر أستاذ بسيط ، يمكننا إنشاؤه يدويًا في غضون بضع دقائق. بمجرد فتحنا لبرنامج Excel ، يجب علينا:

1) في الخلايا A1 و B1 و C1 و D1 ، اكتب "تاريخ الدخول" و "اسم الحساب" و "الخصم / الائتمان" و "الكمية" ، على التوالي ؛

2) إدخال المعاملات المالية في هذه المجالات . مع الأخذ بعين الاعتبار شراء مدخلات الكمبيوتر ، يجب أن نحدد التاريخ ، "مدخلات الكمبيوتر" كاسم الحساب ، "D" في C2 للإشارة إلى أنه هو الخصم والمبلغ في D2. من الجدير بالذكر أنه على الرغم من أن جميع برامج جداول البيانات تسمح لك بفرز السجلات حسب عدة معايير (مثل التاريخ) ، فمن المستحسن أن تدخل في ترتيب زمني مباشرة ، لتجنب الارتباك المحتمل.

3) انقر فوق "إدراج" ، متبوعًا بـ "جدول دينامي" (قد يختلف ذلك قليلاً اعتمادًا على إصدار Excel) ؛

4) الضغط باستمرار على زر الماوس الأيسر ، وتحديد جميع الصفوف التي تبدأ بالخلية B1 وتنتهي بالخلية الأخيرة من العمود D التي أكملناها ؛

5) انقر على "التالي" ، "ورقة عمل جديدة" و "إنهاء" ؛

6) لإكمال حقل "الخط" ، انقر فوق حقل "اسم الحساب" مع زر الماوس الأيسر واسحبه إلى مربع النص المقابل ؛

7) مماثلة للنقطة السابقة ، اسحب "الخصم / الائتمان" و "المبلغ" إلى "العمود" و "البيانات" ، على التوالي ؛

8) في شريط الأدوات ، انقر على "الجدول الديناميكي" و "خيارات الجدول" ؛

9) قم بإلغاء تحديد خانة "General row totals" واضغط على OK لإنهاء العملية.