يأتي الملف من archivum اللاتيني ، على الرغم من أن أصله البعيد هو باللغة اليونانية ويمكن ترجمته على أنه "إقامة القضاة" . يستخدم المصطلح لتحديد مجموعة الوثائق المطلوبة التي يقوم مجتمع أو مؤسسة أو شخص بتطويرها في إطار أنشطته ووظائفه.

على سبيل المثال: "لا أتذكر عندما وقعنا العقد: سأستخدم الملف لتأكيده" ، "لدي مهنة لا تشوبها شائبة ، عليك فقط الذهاب إلى الملف والتحقق منها لأنفسك" ، "هذا الصحفي معترف به للحفاظ على الملف أكثر المهم حول السينما الأوروغواي " .

يُعرف أيضًا المكان الذي يتم فيه حفظ وثائق مهمة لمؤسسة ما باسم الملف: "يحتفظ الأرشيف العام للأمة بآلاف النصوص التي تعتبر شهادة قيمة للتاريخ الوطني" ، "يمكنك العثور على مزيد من المعلومات في أرشيف الكونغرس " ، " حريق في أرشيف المسرح يدمر النصوص الأصلية من الأعمال الأكثر شهرة " .

قبل عدة عقود ، كانت المحفوظات مادية بشكل حصري ، حيث لم تكن التكنولوجيا اللازمة لتخزينها رقميا. قبل أن تبدأ الشركات بإدخال مستنداتها في قواعد البيانات ، كان لديها مخازن ضخمة مليئة بالرفوف العالية ، والتي كانت تحفظ فيها الصناديق والمجلدات ، وتكافح دون جدوى ضد تدهور مرور الوقت.

خلال عملية التحويل الرقمي هذه ، اكتشفت العديد من الشركات أنها فقدت جزءًا من ملفاتها بسبب عمل الرطوبة ، والتي تنتج تحلل المادة التي يتم ملؤها بعد ذلك بالفطريات وتلتهمها الحشرات. من ناحية أخرى ، اعتمادا على نوع الحبر المستخدم ، قد تظهر بعض الوثائق القديمة فقدان الحدة ، إلى درجة تصبح غير مقروءة عمليا.

تجدر الإشارة إلى أنه لأسباب مختلفة ، لا يمكن تجاهل بعض الكتب والمستندات التي يتم استبدالها بنسخة رقمية ، لأن لها قيمة تاريخية تتطلب الحفاظ عليها في صيغة مادية. ومع ذلك ، فإن تمرير محتواه إلى جهاز كمبيوتر ، وكذلك مسحه ليتم تصويره في ثلاثة أبعاد ، يعتبر مثالياً للحد من تدهوره والسماح للناس بمراجعته ومراقبته عدة مرات حسب رغبته.

يمكن الإشارة إلى عمل وتأثير الايداع (حفظ الوثائق ، إنهاء القضية) كملف: "لقد قدم السكرتير بالفعل الوثائق لذلك سأشرع في تقديمه" ، "عائلة الضحية غاضبة مثل المحكمة أمر ملف القضية . "

في مجال تكنولوجيا المعلومات ، الملف عبارة عن مجموعة من المعلومات الرقمية التي يمكن تخزينها في جهاز كمبيوتر أو في نوع آخر من الأجهزة: "من فضلك ، اطلب من روبين أن يرسل لي الملف مرة أخرى عن طريق البريد الإلكتروني حيث لم أتلقه أبدا" ، "إنه ملف ثقيل جدًا: سيستغرق تنزيله وقتًا طويلاً . "

عادةً ما يتطلب كل نوع من أنواع الملفات نوعًا مختلفًا من الملفات ، والذي يناسب احتياجاتك: لا يتم تخزين النص بنفس طريقة الصورة أو الفيديو. ومع ذلك ، توجد داخل كل فئة بدائل مختلفة ، والتي عادة ما تؤثر على المساحة التي تشغلها على القرص ؛ ويرجع ذلك إلى حقيقة أن علوم الكمبيوتر توفر العديد من الخيارات للقيام بمهمة لأن البشر لديهم أفكار ، وفي كل مرة يتم فيها حفظ طريقة وتحميل المعلومات بشكل أكثر كفاءة ، يتم تقليل حجم الملفات.

من ناحية أخرى ، هناك أدوات قادرة على ضغط الملفات. ومن بين أشهر هذه البرامج WinRAR و WinZIP و 7-ZIP. وبمساعدتها ، من الممكن تقليل حجم بعض الوثائق إلى حد كبير ، على الرغم من أنها في بعض الحالات ، مثل مقاطع الفيديو والصور عالية الدقة التي تم تحسينها بالفعل ، فإنها ليست فعالة للغاية.