مجتمعنا مليء بأمثلة للأنظمة ، مثل آلة بيع القهوة ، مصنع للمنتجات المصنعة ، سيارة ، ملف للوثائق ، العمود الفقري ، إلخ. في حالة آلات القهوة أو المشروبات ، يمكننا تحليل عملياتها لفهم مفهوم النظام بشكل أفضل. تدخل العملات المعدنية إلى النظام ، ويتم مقارنة قيمتها مع المشروبات المختارة (الهدف من النظام) وإذا كانت القيمتان متساويتين ، يتم إصدار الشراب.

وفيما يتعلق بالنظم نفسها ، هناك توافق واسع في الآراء بشأن الخصائص التي يجب أن تتوفر لديهم وطرق العمل ، ولكن لا يحدث نفس الشيء مع مفهوم نظام المعلومات ، الذي توجد فيه العديد من التعريفات والفوارق الدقيقة والمدارس. على أي حال ، بالتحدث بشكل عام ، يمكننا أن نقول أن نظام المعلومات هو مجموعة من المكونات التي تتفاعل مع بعضها البعض لتحقيق غرض معين ، وهو تلبية احتياجات المعلومات الخاصة بالمنظمة المذكورة. يمكن أن تكون هذه المكونات الأشخاص أو البيانات أو الأنشطة أو الموارد المادية بشكل عام ، والتي تعالج المعلومات وتوزعها بطريقة مناسبة ، وتسعى إلى تلبية احتياجات المنظمة.

الهدف الأساسي لنظام المعلومات هو دعم اتخاذ القرار والتحكم في كل ما يحدث فيه. من المهم ملاحظة وجود نوعين من نظام المعلومات الرسمي وغير الرسمي ؛ استخدام السابق كوسيلة لتنفيذ الهياكل الصلبة مثل أجهزة الكمبيوتر ، وهذه الأخيرة هي أكثر تقليدية وتستخدم وسائل قديمة مثل الورق والقلم الرصاص أو كلمة الفم.

برزت دراسة أنظمة المعلومات باعتبارها فرعًا فرعيًا لعلوم الكمبيوتر ، بهدف ترشيد إدارة التكنولوجيا داخل المنظمات. كان مجال الدراسة يتقدم حتى يصبح جزءًا من التعليم العالي داخل الإدارة.

من وجهة نظر رجال الأعمال ، يمكن تصنيف أنظمة المعلومات بطرق مختلفة. هناك ، على سبيل المثال ، نظم إدارة المعلومات (من أجل حل النزاعات في الشركات) ، وأنظمة معالجة المعاملات (المسؤولة عن إدارة المعلومات في سياق التبادلات التجارية) ، ونظم المعلومات التنفيذية (للمديرين أنظمة دعم اتخاذ القرار (تحليل العوامل المختلفة التي تجعل العمل يقرر الاتجاه الذي يجب اتباعه) ، وأنظمة التشغيل الآلي للمكاتب (التطبيقات التي تساعد في العمل الإداري) وأنظمة الخبراء (التي تحاكي سلوك أخصائي في مجال ملموسة).

وفقا لمؤلفي Laudon و Laudon ، أساتذة إدارة الأعمال ، فإن نظام المعلومات هو منظمة تقوم بجمع ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات. فهي ضرورية لمساعدة المديرين على الحفاظ على ترتيب الشركة ، وتحليل كل ما يمر من خلالها ، وإنشاء منتجات جديدة تضع المنظمة في مكان جيد. هذا التعريف هو أحد التعريفات الوحيد الذي ينص على أن نظام المعلومات يحتوي على مكونات ، على الرغم من أنه لا يحدد ما ينبغي أن يكون ، ربما لأنه يحاول أن يشمل جميع المتغيرات الممكنة لهذا المفهوم.

وتجدر الإشارة إلى أن مفهوم نظام المعلومات غالبا ما يستخدم كمرادف لنظام معلومات الكمبيوتر ، على الرغم من أنها ليست هي نفسها. ينتمي الأخير إلى مجال دراسة تكنولوجيا المعلومات ويمكن أن يكون جزءًا من نظام معلومات كمورد مادي. على أي حال ، يقال إن أنظمة المعلومات تتعامل مع تطوير وإدارة البنية التحتية التكنولوجية للمنظمة.