الخطة التشغيلية هي وثيقة يقوم فيها رؤساء منظمة (سواء كانت شركة أو مؤسسة أو مكتب حكومي) بتحديد الأهداف التي يرغبون في تنفيذها وتحديد الخطوات التي يجب اتباعها.
تنعكس هذه الأهداف في وثيقة مشابهة لما يعرف بخطة العمل ، والتي تعطي الأولوية لأهم المبادرات لتحقيق أهداف وغايات مختلفة. يتكون كلا النوعين من الخطط من دليل مهم لمعرفة مكان عملك ، مع معرفة الإطار الذي يجب تطوير كل مشروع على حدة.
ما هي خطة التشغيل؟
بشكل عام ، تستمر الخطة التشغيلية لمدة عام واحد. لذلك ، عادة ما يتم ذكرها كخطة تشغيل سنوية (AOP) . يضع برنامج العمل (POA) كتابة الاستراتيجيات التي وضعها المديرون للامتثال للأهداف والتي تمثل المبادئ التوجيهية التي يجب اتباعها من قبل الموظفين والمتابعين في عملهم اليومي. ومن الجدير بالذكر أن الخطة العملية ، شأنها في ذلك شأن غيرها ، تسمح بمتابعة الإجراءات التي تحكم الحكم على فعاليتها. في حالة عدم استيفاء الأهداف ، يكون لدى المدير إمكانية اقتراح إجراءات جديدة.يقدم برنامج العمل أيضًا التفاصيل حول كيفية تحقيق ما هو مخطط له في الخطة الاستراتيجية . وهكذا ، إذا كان الهدف الاستراتيجي للشركة هو ، على سبيل المثال ، الحصول على رقم مبيعات قدره 100،000 دولار قبل عام 2012 ، فإن خطة العمل ستحدد كل هدف سنوي: 25،000 دولار في عام 2009 ، و 25،000 دولار في عام 2010 ، و 25،000 دولار في عام 2011 ، و 25،000 دولار في عام 2012. من ناحية أخرى ، سوف يذكر كم يجب أن تساهم كل منطقة في الشركة في العام للوصول إلى تلك الأهداف.
يجب تنسيق جميع خطط (العمل ، التشغيل ، الإستراتيجية ، الخ) الخاصة بالشركة وأن تكون متماسكة مع بعضها البعض.
وبالمثل ، يجب أن تنعكس احتياجات الشركة من حيث البنية التحتية اللازمة لتنفيذ الأهداف والتشغيل العادي للشركة ، أي جميع الجوانب المتعلقة بالنشاط العادي للشركة والتي قد تؤثر على فعاليتها وكفاءتها. تحقيق عواقب (في حالة عدم الحضور) لتحقيق الأهداف المنصوص عليها في الخطة التشغيلية.
عادة ، تفصح عادة عن الطريقة التي ستقدم بها الشركة خدماتها ، وخصائص المكان الذي يقع فيه المقر الرئيسي ، ومتطلبات تركيب وصيانة الآلات والمعدات واللوازم الضرورية للنشاط ، واستراتيجيات البيع والشراء. تخزين المنتجات أو الخدمات المقدمة ، وكمية ونوعية الموردين الذين سيكونون متاحين لبدء الشركة ، من بين العديد من الجوانب الأخرى المتعلقة بالنشاط.
وبعبارة أخرى ، فإن الخطة التشغيلية هي وثيقة يتم فيها تدوين الخطوات التي يتعين على الشركة اتخاذها والإجراءات التي ينبغي أن يقوم بها أولئك الذين يشاركون في نشاط إنتاج وبيع الخدمات ، وكذلك الأهداف المراد تحقيقها. في نهاية مرحلة معينة. تتكون من عدة خطوات ، والتي تُعرف باسم:
* التخطيط : معرفة المعدات والموارد واللوازم التي ينبغي عدها ووضع خطة عمل ؛
* برمجة الأنشطة المختلفة: الحصول على كل طرف يتدخل في العملية ، وفهم ما هي مسؤولياته ؛
* الرصد والتقييم : تحليل أداء مختلف العوامل المشاركة في الإنتاج من أجل معرفة كيفية الاستفادة القصوى من الموارد وإعادة تعليمها ، إذا لزم الأمر.
وأخيراً ، ينبغي الإشارة إلى أنه لكي تكون الخطة التشغيلية فعالة ، يجب على جميع الأطراف الالتزام بمعايير الخمسة: أن تكون فعالة (القيام بما هو متوقع منها) ، وأن تكون فعالة (أداء عملها بشكل صحيح) ، وتكون مسؤولة (تنفيذ العمل). مع الوعي الكامل) ، أن تكون في الوقت المناسب (القيام بعملك في الوقت الذي طلب منك) وتكون مربحة (الاستفادة القصوى من الموارد التي تم منحها ، أي مع الربحية المثلى)