يستخدم مفهوم المساعدة ، المشتق من الكلمة اللاتينية auxiliāris ، لتأهيل الشخص أو الشيء الذي يقدم المساعدة أو نوع من المساعدة . من ناحية أخرى ، تشير الإدارة إلى ما يتعلق بالإدارة (فعل تنظيم أو ترتيب الموارد للوصول إلى الهدف).

يشير مفهوم المساعد الإداري إلى منصب أو منصب وظيفي موجود في معظم الشركات . يضطلع المساعد الإداري بمهمة تطوير مختلف أنشطة إدارة الشركة .

يقوم المساعدين الإداريين بعمل المكتب النموذجي: أرشفة الوثائق ، تنفيذ الأعمال الورقية ، إدارة جدول الأعمال ، إلخ. عادة ما يكون هؤلاء الأشخاص في خدمة أعلى مرتبة تراتبية ، مما يساعده على إنجاز مهامه.

على سبيل المثال ، يمكن لمدير شركة ما أن يطلب من المساعد الإداري أن يجمع جميع فواتير المشتريات التي تمت في الفصل الأخير لتحليل النفقات والضمانات المعمول بها وغيرها من البيانات . من ناحية أخرى ، قد يُطلب من المساعد الإداري التواصل مع العملاء الذين يسجلون ديونًا لدى الشركة للتنسيق في الوقت الذي يجوز فيه للمجمع سحب الدفعة.

يجب أن يكون المساعد الإداري على معرفة بخدمة العملاء والموردين ، والتسويق ، والتقنيات التجارية ، ومعايير الجودة ، والبروتوكول ، والعلاقات الإنسانية ، والتوثيق وتكنولوجيا المعلومات ، من بين مواضيع أخرى. وكلما زادت المعرفة التي يتمتع بها المساعد الإداري ، كان من الأفضل له / لها تطوير عمله / عملها وزيادة الفرص المتاحة له / عليها أن تنمو في الهيكل الداخلي للمنظمة.

ورغم أن هذا العمل لا يحظى في بعض الأحيان بقدر كبير من الاحترام من المجتمع ، لأنه ليس بمستوى تراتبي مرتفع ، فمن الضروري التأكيد على أن المكاتب لا تستطيع أن تعمل بشكل سليم وكفء إذا لم تكن مساعدين إداريين . وينبغي النظر في العدد الكبير والمتنوع من المهام التي يقومون بها يوميا لتقدير أهميتها.

ومن الأمور الأساسية للغاية وجود مساعد إداري في شركة يعتمد عملها إلى حد كبير على استخدام المعلومات وعمل النظم الإدارية. دعونا نرى أدناه بعض أهم وظائفها في التفاصيل:

* الدعم الإداري : يتم ذلك عن طريق نسخ المستندات والأرشفة وإرسال الرسائل بالوسائل الرقمية والمساعدة الهاتفية وإدارة المدخلات وتسجيل الرسائل الواردة. بالإضافة إلى هذه المهام المحددة ، ليس من غير المألوف استبدال موظفي تبادل الهاتف والاستقبال عندما يكونون غائبين ؛

* إدارة المراسلات : على الرغم من أن حجم المراسلات المادية قد انخفض في العقود الأخيرة بشكل كبير بسبب الاكتظاظ في الإنترنت ، إلا أن الشركات تواصل إرسال واستلام الطرود ، كما أن عمل المساعد الإداري هو مفتاح كل شيء للوصول إلى وجهتها ؛

* إدارة الملف : هذه النقطة يمكن أن تؤدي إلى ارتباك ، لأنه في الشركات الكبيرة عادة ما يوجد موقف محدد لإدارة الملف . ومع ذلك ، عندما لا يكون حجم الوثائق كبيرًا ، يمكن للمسؤول الإداري أن يتولى أمرها وتخزينها لاستخدامها لاحقًا ؛

* السيطرة على الموظفين : من بين مهامهم في هذا المجال هو سجل الغياب وساعات العمل والحق في الاجازات والمطالبات ؛

* نسخ النصوص : من الشائع أن تطلب منك تمرير مسودة إلى الكمبيوتر أو تسجيل تسجيل ؛

* المحاسبة : كما لو أن كل ما سبق لم يكن كافيا ، فإن بعض المساعدين الإداريين ملزمون بأداء مهام مثل إعداد الفواتير وحساب الرواتب ، والمساهمة في الضمان الاجتماعي ، وخصم الضرائب ، وتكلفة أوامر.