ومن المعروف باسم إحاطة إلى وثيقة بالمعلومات التي توفر بيانات مفيدة لتطوير العمل. هو الانجليكيه التي لا تقبلها الأكاديمية الملكية الإسبانية ( RAE ) في قاموسها ، على الرغم من أنها تستخدم في كثير من الأحيان في سياقات مختلفة.

الإحاطة هي تعليمات تعمل كنقطة بداية لمهمة ما . توفر هذه التقارير الأساس لتوليد نوع من ريادة الأعمال أو الحملة. صناعة الإعلان ، والاتصالات العامة ، وقطاع التصميم ، وحتى القطاع العسكري يلجأون إلى الإحاطة.

خذ حالة وكالة إعلانات . شركة متخصصة في تطوير المنتجات الغذائية تستأجر هذه الوكالة من أجل إنشاء حملة ترويجية في الإذاعة والتلفزيون. وكالة الإعلان ، بهذه الطريقة ، يعطي تعليمات لعميلك لتقديم إحاطة. يجب على الشركة تضمين بيانات الوثيقة حول منتجاتها ، وقيمها ، وأهدافها ، وعملائها ، والمنافسين ، إلخ. بمجرد تلقي الإحاطة ، فإن وكالة الإعلان لديها بالفعل المعلومات التي تحتاجها لتصميم الحملة المعنية.

بالإضافة إلى كل ما سبق ، علينا أن نؤسس وجود ثلاثة أنواع مختلفة من الإحاطة:
التطهير يوميا. هو نوع من التخطيط اليومي حيث يتم تقديم أهم المهام التي يتعين القيام بها. انهم يتعرضون في إطار اجتماع قصير أول شيء في الصباح بشكل أساسي. في هذه الحالة ، يمكننا إثبات أن هذا النوع من الإحاطة هو الذي يحدث في مركز الشرطة يومًا بعد يوم.
- إحاطة غير رسمية ، يمكن أن تتكون من مكالمة أو بريد إلكتروني أو مجرد محادثة قصيرة.
- إحاطة إعلامية أساسية ، وهي وثيقة مكتوبة يشار فيها إلى المبادئ التوجيهية والتخطيط المحدد للعمل المقرر تنفيذه في إطار مشروع محدد.

ولكي تكون الإحاطة مفيدة ، يجب أن يكون لديها أكبر قدر ممكن من المعلومات ، ولكن في الوقت نفسه يجب أن تكون موجزة ، دون بيانات زائدة عن الحاجة. في إطار اجتماع الشركات ، على سبيل المثال ، يمكن لأحد المنسقين أو المنظمين إعداد إحاطة بالموضوعات التي تمت مناقشتها. وهكذا ، بعد الاجتماع ، هناك ملخص للمحادثة التي تعمل على مواجهة العمل المستقبلي واستئناف بعض القضايا في الاجتماعات المقبلة.

في نطاق التسويق والإعلان هناك ما يعرف بالإحاطة الإبداعية. نفس الأمر مفيد حقًا عند التطوير من الحملات الإعلانية إلى فتح الأحداث من خلال العروض الترويجية الخاصة في الشركات. إنه يسمح بالحصول على أفكار مهمة للاضطلاع بهذه الأعمال بأفضل طريقة ممكنة ، تلك التي تكون أكثر فعالية ، ولهذا يجب أن يكون لها خصائص مختلفة.

على وجه الخصوص ، يجب أن يكون موجزًا ​​، من الضروري أن تكون مرنة ، وقبل كل شيء ، يجب أن تكون مفتوحة. وهذا يعني ، أنه يجب السماح للأفكار الجديدة أن تظهر وتضاف من أجل أن تكون قادرة على تطوير أفضل مشروع.

وبنفس الطريقة ، يجب أن يحتوي هذا النوع من الإحاطة على عدة أقسام مهمة مثل هدف الاتصال ، والهدف ، والاستراتيجية ، والاقتراح ...